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Gestione delle licenze software: come ottimizzare i costi per la tua azienda

Quando si mette in piedi un’azienda è necessario partire da un capitale che permetta di ricoprire tutti i costi necessari alla suddetta azienda. Tra questi, rientrano anche la gestione delle licenze software, che sono fondamentali per la produttività dell’azienda stessa. Tutto ciò che fa parte dell’ecosistema di un’azienda, come software, hardware, contratti e licensing, hanno un costo. Il costo, infatti, non si ferma al semplice acquisto del software, poiché sono prodotti che richiedono aggiornamenti e manutenzione. Va da sé che di conseguenza avere dei software risulta essere un costo importante del budget di un’azienda e non sempre si è consapevoli di ciò per cui si sta spendendo. Vediamo quindi nel dettaglio come funziona la gestione delle licenze software e come ottimizzare i costi per la tua azienda.

Gestione delle licenze software: la storia

Prima di entrare nel dettaglio e capire come ottimizzare i costi per l’azienda, è necessario fare un passo indietro e concentrarsi sulla storia della gestione delle licenze software. Questo tipo di gestione si avviò attorno agli anni ’80, quando le licenze floating divennero celebri. Per licenze floating, conosciuta anche come licenza mobile, si intende un tipo di licenza simultanea o di rete. Questo significa che un numero limitato di licenze si trova a essere condiviso da un numero maggiore di utenti nello stesso momento. Prima delle licenze floating, a ogni dispositivo corrispondeva una licenza. Questo rendeva difficile gestire e utilizzare un software e i costi lievitavano. Di conseguenza si svilupparono le licenze floating, in modo che acquistando un software lo si potesse utilizzare su più dispositivi. Durante gli anni ’90 i fornitori di software capirono che era importante comprendere come gestire le licenze, in modo da sfruttarle al meglio. I sistemi cambiarono, si aggiornarono, divennero più sofisticati. Le aziende, da quel momento in poi, si basarono anche sui software e sulle loro potenzialità. A oggi vi sono diversi tipi di licenze, che permettono alle aziende di essere attive e produttive, e ai clienti di trovare la soluzione per loro ideale. Va da sé che, con il cambio della tecnologia, le aziende si sono dovute adattare e così i fornitori di software.

Gestione delle licenze software, quali vantaggi

Ogni azienda ha bisogno di una gestione delle licenze software, che sia piccola, media o grande. Un software permette infatti di aumentare la produttività dell’azienda e rendere più agevole il lavoro. Chi utilizza un software deve essere consapevole delle sue potenzialità e di ciò che un software può fare per contribuire all’azienda stessa. Ecco alcuni dei vantaggi.

Ridurre i costi

Purtroppo non sempre si è consapevoli di quali software si stanno utilizzando e di quali sono davvero necessari. Un sistema di gestione delle licenze software permette di essere al corrente di ogni software e licenza utilizzata, in modo da sapere dove e quanto si spende. In questo modo è possibile di volta in volta rendersi conto se ci sono dei cambiamenti da effettuare o meno. Attraverso un sistema di gestione delle licenze software ogni azienda può comprendere e valutare come si utilizzano, e dove, le risorse dell’azienda. Si potrebbe scoprire per esempio che alcuni software non sono usati nel modo giusto, o che ruoli che non dovrebbero avere una licenza software la possiedono, e così via. Avere una gestione delle licenze software permette talvolta di riassegnare le licenze o rivedere determinati settori e costi.

Conformità per il software

Quando si possiedono diversi software, soprattutto se si è una grande azienda, è facile perdere di vista quante licenze si hanno e chi ne usufruisce. Grazie alla gestione delle licenze software è possibile farlo e soprattutto assicurarsi che tutti i dipendenti utilizzino le licenze nel modo in cui è previsto dal fornitore. Questo serve ad assicurarsi di non incorrere in problemi legali con il fornitore del software.

Utilizzare software open source

Attraverso la gestione delle licenze software è possibile capire al meglio i settori maggiori dove si utilizza il budget dell’azienda e quali licenze hanno un costo maggiore. Per ottimizzare i costi della propria azienda ed evitare di avere spese eccessive è possibile ricorrere ai software open source. Tra di essi ce ne sono alcuni di molto validi come per esempio Linux. Il primo vantaggio di questo tipo di sistemi operativi è senza dubbio che si tratta di risorse gratuite. Uno dei modi per capire se un software è open source è vedere se: È disponibile sotto forma di codice sorgente ma senza costi aggiuntivi, vale a dire che un utente può scaricare il codice del software e modificarlo a seconda di ciò di cui necessità. C’è la possibilità di utilizzare di nuovo il codice sorgente in nuovi software. Di conseguenza chiunque potrebbe usarlo, modificarlo e creare nuovi programmi. In questo modo sarà possibile ottimizzare i costi della propria azienda. Tuttavia, proprio perché è un software open source non sempre è facile installarlo. Per evitare di danneggiare in qualche modo i dispositivi dell’azienda è sempre meglio richiedere l’assistenza di un team di esperti del settore. In questo modo si avrà la garanzia di avere un ottimo software pronto all’utilizzo.

Optare per licenze di volume

La gestione delle licenze software permette di capire quale tipo di licenza convenga all’azienda, a seconda delle proprie esigenze. Esistono difatti diversi tipi di licenze e ognuna di essa ha delle caratteristiche e dei costi differenti. Uno dei metodi migliori per ottimizzare le spese dell’azienda è quello di affidarvi a licenze di volume, dette anche volume license. Attraverso questo tipo di licenze non si acquista in realtà il singolo prodotto. Le licenze di volume permettono infatti l’applicazione a differenti versioni del software ma, soprattutto, si possono utilizzare su più dispositivi. Grazie alla presenza di un unico numero seriale, si può installare più volte lo stesso software su più dispositivi differenti. In questo modo l’azienda ha senza dubbio un vantaggio economico e di efficienza.

Sottoscrivere abbonamenti software

Attraverso la gestione delle licenze software è possibile comprendere anche quali software conviene acquistare e quali invece si possono ottenere in altro modo. Ci sono dei software, per esempio, che permettono di sottoscrivere un abbonamento. Come qualunque tipo di abbonamento, il cliente paga un canone fisso, secondo una tempistica decisa dal fornitore, per poter utilizzare i software o i prodotti. L’azienda, quindi, non possiede in modo concreto il software, ma si ha il diritto di utilizzarlo per un tempo definito. In questo modo è possibile ottimizzare i costi, ottenendo il software senza la necessità di acquistarlo in prima persona. Nel caso il software non fosse adatto all’azienda, poi, basterebbe disdire l’abbonamento. In questo modo sia la produttività che i costi restano sotto osservazione e controllo.

Utilizzare software in modalità SaaS

Uno degli altri metodi per ottimizzare i costi è quello di utilizzare dei software in modalità Saas, vale a dire Software as a Service. Questo tipo di servizio rientra nel cloud computing. Il vantaggio maggiore, per l’azienda, è quello di non avere la necessità di acquistare in modo diretto e fisico il software. Un software di questo tipo, concepito come un servizio, permette agli utenti di collegarsi a un cloud tramite internet e utilizzare il software come se fosse una app. Per fare questo, il dispositivo ha comunque bisogno di un hardware potente e veloce, in grado di gestire questo modello di erogazione. La gestione delle licenze software può aiutare a capire quale tipo di software e modello sia più adatto all’azienda, a seconda delle esigenze necessarie.

Come sfruttare la gestione delle licenze software

Un team di esperti è in grado di aiutare l’azienda a impostare una buona gestione delle licenze software in modo che esse siano sempre sotto controllo e non vi siano spese superflue. Per farlo è possibile seguire pochi e semplici passaggi. Verificare le conformità delle licenze, vale a dire che di volta in volta è necessario assicurarsi che le licenze che si possiedono siano conformi ai contratti di acquisto, alle ricevute, e agli accordi di licenza. Questo per evitare di incorrere in difficoltà legali. Mettere in ordine le licenze, passaggio fondamentale per non perdere le licenze che si possiedono e rischiare di creare confusione. È necessario quindi archiviare le informazioni che si ossiedono riguardo le licenze, tra cui i prezzi, la data di scadenza, i contratti. Il tutto è da sistemare in un punto di facile accesso e sempre a portata di mano. Restare aggiornati, poiché la tecnologia evolve di giorno in giorno. Un software può quindi diventare obsoleto nel giro di poco e portare l’azienda alla necessità di rivedere la licenza e il suo uso. Aggiornandosi di volta in volta riguardo le modifiche delle licenze e dei software sarà possibile avere un maggior controllo delle spese.

Gestione delle licenze software, conclusione

Ogni azienda ha dei costi necessari per poter essere produttiva e ormai non può fare a meno della tecnologia. Per questo è fondamentale avere una buona base di software che permettano all’azienda di essere sempre attiva e non incontrare difficoltà. Attraverso la gestione delle licenze software è possibile tuttavia ottimizzare i costi e avere sotto controllo i software che si utilizzano nella propria azienda. In questo modo si eviteranno delle spese superflue e l’azienda ne gioverà. Per poter installare al meglio software e avere una buona gestione delle licenze è sempre meglio rivolgersi a esperti del settore, che possano consigliare e aiutare. Il team di Bitman è sempre a disposizione dei clienti, attraverso disponibilità e professionalità. Clicca qui per un consulto.
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